E-MAILING PROFESSIONALE

Imparare a scrivere e-mail altamente efficaci e accattivanti  

Quando un'e-mail è appropriata (...e quando no)?

L'invio di e-mail è strumentale se siamo disposti ad ottenere qualsiasi tipo di attività, quindi è meglio evitare qualsiasi tipo di errore - nel farlo, dobbiamo seguire le raccomandazioni specifiche riportate di seguito per scrivere un testo valido:   

1

Istantaneo

L'invio di e-mail è istantaneo: ci vuole un po' di tempo prima che il nostro destinatario possa rispondere, a differenza di quanto accade quando riceviamo noi stessi un'e-mail

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Fondamentale per la condivisione delle informazioni

L'archiviazione della posta elettronica è fondamentale per condividere informazioni su qualsiasi tipo di evento o riunione in modo che tutto possa essere utile in un dato momento

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Questioni relative alle dimensioni

Si consiglia vivamente di prestare attenzione alle dimensioni del nostro file in modo da ottenere un feedback significativo

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Efficacia

L'inefficacia delle mail può verificarsi a meno che
- Teniamo presente che le mail non sono mai esclusive, poiché altri possono potenzialmente condividerle
- Un approccio improprio in tutto il nostro testo è evitato, quindi è improbabile che venga frainteso  

Stile professionale via e-mail

Il destinatario delle nostre mail - per non parlare dei loro obiettivi e delle loro esperienze - è fondamentale per lo stile che adottiamo e per la sua efficacia. Poiché non parliamo di persona, è importante stabilire come vogliamo scrivere le e-mail in modo da evitare scontri e possibili infrazioni - la formalità è sempre l'opzione più corretta.   

1

L'ARGOMENTO

Siamo tenuti a scrivere su un solo e ben definito argomento e non di più, poiché potremmo creare malintesi indesiderati. Una conversazione troppo lunga non è assolutamente indispensabile, poiché un'interazione eccessiva può appesantire la comunicazione stessa. Dobbiamo ricordare che le e-mail non sono un mezzo per comunicare ogni sorta di notizia - parlare in carne e ossa è consigliato se si vogliono dare cattive notizie.
È importante riferire brevemente i dettagli di un incontro nel caso in cui inviamo un'e-mail a una persona per la prima volta, in modo che possa facilmente ricordarsi di noi.
"È stato bello incontrarvi all'evento di networking di ieri sera".

Panoramica dell'e-mail

Gli argomenti delle e-mail riassumono fondamentalmente il contenuto del nostro messaggio e per permettere al nostro lettore di comprenderlo correttamente, dobbiamo fare attenzione a non usare eccessivamente le parole, ad esempio non meno di 3, non più di 8. Si raccomanda vivamente di includere un titolo significativo nell'oggetto insieme ad una breve descrizione di ciò che il corpo della e-mail conterrà. ad esempio [RE] Risposta [FW] messaggio inoltrato [FYI] per vostra informazione.

Oltre a ciò, includiamo elementi significativi di ciò che l'e-mail riguarda in realtà.

Buoni esempi

Piano di comunicazione SLIDE: Si prega di rivedere entro le 16.00
Estensione del rapporto di espansione Richiesta fino a venerdì
Il tuo ordine BookShop Ordine consegna 2 dicembre

Cattivi esempi

Importante!
Per la vostra revisione
Domande sulla riunione di mercoledì scorso a Bruxelles 

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SALUTI

Ogni volta che è possibile, devono essere inclusi, indipendentemente dalla lunghezza della posta, saluti appropriati e frizzanti e, se possibile, anche i nomi. Non dimentichiamo che non dobbiamo iniziare dal corpo della posta e includere sempre una firma alla fine - una scelta formale è sempre l'opzione migliore, come ad esempio:

Caro Professor Brown, Salve signora White
  

3

CORDIALITÀ

Essere cordiali paga sempre nel caso in cui non si conosce la persona a cui si invia un'e-mail, quindi usare espressioni come:

A chi può interessare, Gentili membri del comitato direttivo, Salve a tutti,

Il modo in cui concludiamo una mail - mettendo sempre il nostro nome o quello della
nostra organizzazione - è fondamentale, in quanto facciamo in modo che il destinatario sappia chi l'ha scritta.

Mary Smiths
Senior Partner
IDS Company
 

4

Cc: e Ccn: ("copia carbone" e "copia carbone nascosta")

Cc è molto pratico e necessario nelle situazioni di lavoro, in quanto il nostro messaggio viene inviato a più persone, compreso il destinatario originale e altri nella sezione copie carbone che sono in grado di vedere tutti gli indirizzi coinvolti.

Nel caso in cui non vogliamo che gli indirizzi di posta altrui siano visibili, Ccn ci è utile, anche se non sempre è sicuro che il nostro contatto sia nascosto agli altri - infatti, l'opzione "rispondi a tutti" può effettivamente rispondere a chiunque dal messaggio originale.    

5

CHIAMATA ALL'AZIONE

Ricordate sempre che la posta ha uno scopo, anche se non possiamo aspettarci che il destinatario comprenda il nostro intento, soprattutto ci sono alcune incongruenze o elementi mancanti. Nel caso in cui sia coinvolta più di una persona, è necessario elencare chiaramente i nomi - e le relative responsabilità - in modo che venga data una risposta adeguata da parte loro.

Buoni esempi

"Monica: puoi inoltrare il sondaggio a tutto il personale entro mercoledì a mezzogiorno, per favore?".

"Gradirei un vostro feedback sulla bozza dell'ordine del giorno. Se avete delle modifiche, inviatele entro domani, martedì, alle 10 del mattino".


Cattivi esempi

"Puoi occupartene tu?
"Fammi sapere cosa ne pensi".

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STILE CARATTERE

I caratteri colorati o troppe parole in grassetto e corsivo non sono consigliati e nemmeno le lettere maiuscole - si potrebbe confondere con l'urlare le parole, e questo non è appropriato. Evitate anche le emoticon, perché non stiamo inviando messaggi ai nostri amici.

Non dimentichiamo di mettere uno spazio tra le parole e i paragrafi: devono essere usati in grassetto se qualcosa è molto importante per capire, ad esempio le scadenze. Tuttavia, non dobbiamo scrivere tutto il nostro testo in maiuscolo o in grassetto, sempre per il motivo sopra menzionato.    

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ALLEGATI E LINK

Gli allegati devono essere nominati nel modo giusto e inclusi poiché non vogliamo sprecare il tempo e il lavoro di nessuno.

Inseriamo i link all'interno del testo per evitare inutili distrazioni.

Buon esempio
Potete trovare tutte le informazioni sui progetti IHF nella sezione dedicata

Cattivo esempio

"Potete trovare tutte le informazioni per la redazione del rapporto": http://www.ihfeurope.eu/    

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REVISIONE

Controllate tutta la posta, i contatti, la grammatica e tutto ciò che può impedire che il suo significato venga frainteso - è meglio leggerlo ad alta voce per rendersi conto dell'esistenza di possibili errori.
Suggerimenti aggiuntivi
per scrivere e-mail più efficaci
01.
Focus
Affrettare le cose significa non portarci da nessuna parte, quindi dobbiamo essere concentrati dalla stesura dell’e-mail all’invio 

Suggerimenti aggiuntivi

per scrivere e-mail più efficaci

01.

Focus

Affrettare le cose significa non portarci da nessuna parte, quindi dobbiamo essere concentrati dalla stesura dell’e-mail all’invio

02.

Chiarezza

La chiarezza di pensiero ci porta chiarezza di azione, quindi dobbiamo mappare, elencare e sottolineare in ordine logico ciò che stiamo per scrivere

03.

Controllo regolare

Non dobbiamo dimenticare ciò che inviamo, altrimenti significherebbe che non ha alcuna importanza in primo luogo, quindi controlliamo le possibili risposte e rispondiamo il prima possibile. Tutto questo è facilitato dall'uso degli smartphone, in modo da poter controllare tutto in tempo reale.

Finanziato dal Programma Erasmus+ dell'Unione Europea
Il sostegno della Commissione Europea alla produzione di questa pubblicazione non costituisce un'approvazione dei contenuti, che riflettono il punto di vista dei soli autori, e la Commissione non può essere ritenuta ¬responsabile per qualsiasi uso che possa essere fatto delle informazioni in essa contenute. 

Questa è una RISORSA EDUCATIVA APERTA creata dal team di SLIDE all'interno del progetto SLIDE. Sei libero di usare, adattare, riprodurre e condividere il lavoro fintanto che non lo usi commercialmente e indichi il creatore (SLIDE Project Team 2018-1-RO01-KA201-049382). Maggiori informazioni QUI.