PROFESJONALNE WYSYŁANIE WIADOMOŚCI E-MAIL

Naucz się pisać bardzo skuteczne i interesujące e-maile 

Kiedy wiadomość e-mail jest odpowiednia (... a kiedy nie jest)?

E-mail jest narzędziem w tworzeniu jakiegokolwiek biznesu, dlatego lepiej unikać wszelkiego rodzaju błędów w formułowaniu wiadomości. Powinniśmy postępować zgodnie z konkretnymi zaleceniami przedstawionymi w celu napisania ważnego tekstu: 

1

Natychmiastowe

Przesyłanie wiadomości e-mail jest natychmiastowe. Nasz odbiorca musi poświęcić trochę czasu na sformułowanie odpowiedzi, którą z kolei otrzymamy natychmiast, po jej wysłaniu.

2

Kluczowe znaczenie dla wymiany informacji

Przechowywanie poczty e-mail ma kluczowe znaczenie dla wymiany informacji o jakimkolwiek wydarzeniu lub spotkaniu, aby wszystko było wykorzystane w odpowiednim momencie.

3

Rozmiar ma znaczenie

Zwracanie uwagi na rozmiar naszego pliku jest zdecydowanie zalecane, aby można było uzyskać znaczącą informację zwrotną.

4

Skuteczność

Nieskuteczność maili może się zdarzyć, chyba że:
• Pamiętamy, że dostęp do wiadomości nigdy nie jest wyłączny, ponieważ ktoś potencjalnie może ją udostępnić
• Unikamy niewłaściwego sformułowania całego naszego tekstu, dlatego jest mało prawdopodobne, aby został źle zrozumiany 

Profesjonalny styl poczty e-mail

Kluczowe znaczenie dla stylu, którym piszemy nasz mail, a także dla jego skuteczności ma odbiorca wiadomości oraz cel, który chcemy osiągnąć. Ponieważ nie rozmawiamy osobiście, ważne jest ustalenie, w jaki sposób chcemy pisać e-mail, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień - styl formalny jest zwykle najwłaściwszą opcją.

1

TEMAT

Jesteśmy zobowiązani do pisania o jednym i dobrze określonym temacie (nigdy więcej), ponieważ w innym razie możemy spodziewać się niechcianych nieporozumień. W żadnym wypadku nie jest pożądane wystąpienie zbyt złożonego wątku, ponieważ zbyt dużo zależności może obciążyć samą komunikację. Musimy pamiętać, że e-maile nie są środkiem do przekazywania wszelkiego rodzaju wiadomości. Zwięzłe potraktowanie tematu jest zalecane, szczególnie jeśli mają być przekazane złe wiadomości.
Ważne jest, aby szybko podsumować szczegóły spotkania w przypadku, gdy po raz pierwszy wysyłamy wiadomość e-mail do danej osoby, aby mogła łatwo nas zapamiętać. "Wspaniale było spotkać się z Tobą podczas wczorajszego wydarzenia networkingowego."

Przegląd e-maili
Temat e-maila w zasadzie podsumowuje treść naszej wiadomości. W celu umożliwienia naszemu czytelnikowi właściwego zrozumienia, musimy uważać na nadmierne powtarzanie słów. Zaleca się uwzględnienie sensownego nagłówka w temacie wraz z krótkim zarysem tego, co będzie zawierać treść wiadomości e-mail; np. [RE] Odpowiedź, [FW] Przesłana dalej wiadomości, [FYI] Dla twojej informacji.
Poza tym załączmy w nagłówku istotne elementy tego, o czym jest w rzeczywistości e-mail.


Dobre przykłady

Plan komunikacji ze SLIDE-m sprawdź przed godz. 16.00.
Wniosek o przedłużeniu terminu raportu do piątku.
Dostawa twojego zamówienia w BookShop 2 grudnia.

Złe przykłady

Ważne!
Do twojej wiadomości.
Wątpliwości na temat spotkania w Brukseli ubiegłej środy  

2

Pozdrowienia

Odpowiednie pozdrowienia muszą być dołączone - niezależnie od długości poczty - wraz z nazwiskami, gdy tylko jest to możliwe. Nie zapominajmy, że nie możemy zaczynać od treści poczty i zawsze dołączać podpis na samym końcu. Wybór formalnej formy jest zawsze najlepszym rozwiązaniem. Na przykład:
Szanowny Profesorze Brown, czy: Witam Pani White 

3

SERDECZNOŚĆ

Zawsze warto być serdecznym, szczególnie w przypadku, gdy nie znasz osoby, do której wysyłasz e-mail. Więc używaj:
Do wszystkich zainteresowanych; Drodzy członkowie komitetu zarządzającego; Witam wszystkich,
Sposób, w jaki kończymy wiadomość - zawsze umieszczając nasze imię lub nazwę naszej organizacji - ma kluczowe znaczenie, ponieważ informujemy naszego odbiorcę, kto ją napisał. Np.

Maria Kowalska
Starszy partner
Firma IDS  

4

DW: i UDW: ("kopia do wiadomości" i "ukryta kopia")

Kopia DW jest bardzo praktyczne i niezbędna w sytuacjach zawodowych, ponieważ nasza wiadomość jest wysyłana do wielu osób, w tym do pierwotnego odbiorcy, a także do innych osób w grupie docelowej, które są w stanie zobaczyć wszystkie adresy zaangażowane.

W przypadku, gdy nie chcemy, aby adresy pocztowe innych osób były widoczne przydaje się UDW. Pomimo to, że nie zawsze jest zapewnione, że nasz kontakt jest ukryty dla innych – w praktyce opcja "odpowiedz wszystkim" może rzeczywiście odpowiedzieć każdemu przy pomocy oryginalnej wiadomości.    

5

WEZWANIE DO DZIAŁANIA

Zawsze pamiętaj, że e-mail ma swój cel, nawet jeśli nie możemy oczekiwać, że nasz odbiorca zrozumie nasze intencje, zwłaszcza gdy występują pewne niespójności lub brakujące elementy.
W sytuacji, gdy w sprawę zaangażowanych jest więcej niż jedna osoba, należy wymienić wyraźnie ich imiona i nazwiska wraz z przypisanymi im obowiązkami tak, aby uzyskać od nich właściwą odpowiedź.
Dobre przykłady

"Monica: czy możesz przekazać ankietę do wszystkich pracowników do środy w południe, proszę?".
Będę wdzięczny za opinie na temat projektu porządku dziennego. Jeśli chcesz zaproponować jakieś zmiany, wyślij je do jutra, wtorek, do 10:00."



Złe przykłady

"Czy możesz się tym zająć?"
"Daj mi znać, co myślisz." 

6

STYL CZCIONKI

Nie zaleca się stosowania kolorowej czcionki lub zbyt wielu pogrubionych słów ani kursywy, podobnie jak wielkich liter - może to być odbierane jak wykrzykiwanie słów, a tak przecież nie jest. Unikaj również emotikonów, ponieważ nie są to SMS-y wysyłane do naszych przyjaciół.

Nie zapominajmy o spacji między słowami i akapitami. Pogrubioną czcionkę używamy, jeśli coś jest bardzo ważne, np. terminy. Nie wolno nam jednak pisać całego naszego tekstu wielkimi literami lub pogrubioną czcionką, z wyżej wymienionego powodu. 

7

ZAŁĄCZNIKI I LINKI

Załączniki mają być bezbłędnie podane i prawidłowo zamieszczone, ponieważ nie chcemy marnować niczyjego czasu i pracy.
Wstawmy linki w tekście, aby uniknąć niepotrzebnych zakłóceń w toku pracy.


Dobry przykład

Możesz znaleźć wszystkie informacje o projektach IHF w dedykowanej sekcji

Zły przykład

"Możesz znaleźć wszystkie informacje w przygotowaniu raportu": http://www.ihfeurope.eu/ 

8

Przegląd maili

Sprawdź wszystkie wiadomości, kontakty, gramatykę i wszystko, co może zapobiec niezrozumieniu wiadomości - lepiej przeczytać ją na głos, abyśmy mogli zdać sobie sprawę z istnienia ewentualnych wpadek.

Dodatkowe wskazówki

Na temat pisania bardziej skutecznych wiadomości e-mail

01.

Skupienie

Pośpiech oznacza prowadzenie nas donikąd, więc musimy być skoncentrowani przez cały czas powstawania wiadomości, dopóki nie wyślemy jej.

02.

Przejrzystość

Przejrzystość myśli zapewnia nam klarowność działań, więc musimy zaplanować, wymienić i podkreślić w logicznej kolejności to, co zamierzamy napisać

03.

Regularne sprawdzanie

Nie możemy zapominać, co wysyłamy, w przeciwnym razie oznaczałoby to, że przede wszystkim nie miało to żadnego znaczenia. Sprawdźmy możliwe odpowiedzi i odpowiedzmy tak szybko, jak to możliwe. Wszystko to jest łatwiejsze dzięki zastosowaniu smartfonów, dzięki czemu możemy sprawdzić wszystko w czasie rzeczywistym.

Dofinansowano z programu Unii Europejskiej Erasmus +
Wsparcie Komisji Europejskiej dla powstania tej publikacji nie oznacza poparcia dla treści, które odzwierciedlają jedynie poglądy autorów, a Komisja nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek wykorzystanie informacji w niej zawartych.

Jest to otwarty zasób edukacyjny stworzony przez zespół SLIDE w ramach projektu SLIDE. Możesz swobodnie używać, adaptować, reprodukować i udostępniać pracę, o ile nie używasz jej komercyjnie i wskazujesz twórcę (SLIDE Project Team 2018-1-RO01-KA201-049382). Więcej informacji TUTAJ