EMAILING PROFESIONAL

Utilizarea email-ului în mod eficient 

Când este potrivit un e-mail (…și când nu este)?

E-mailul este un instrument esențial. Dacă doriți să profitați de o oportunitate, atunci trebuie să evitați orice fel de greșeală – pentru a proceda în felul acesta, este indicat să urmați recomandările specifice de mai jos, pentru a putea scrie email-uri în mod eficient:  

1

Instantaneu

Trimiterea de e-mail-uri este instantanee: durează ceva timp până ce destinatarul va răspunde, spre deosebire de un prompt, în cadrul căruia priiți dumneavoastră un e-mail.

2

Crucial pentru împărtășirea informației

Stocarea e-mailurilor este crucială în proceul de împărtășire a informației cu privire la un eveniment sau întâlnire, astfel încât totul să poată fi folosit la un moment dat.

3

Contează mărimea

Este indicat să acordați atenție mărimii textului, astfel încât să puteți obține un feedback semnificativ.

4

Eficiența

• Nu țineți cont de faptul că e-mailurile nu pot fi niciodată exclusive, deoarece alții le pot partaja
• Abordați în mod nepotrivit textul dumneavoastră – există riscul să fie înțeles greșit. 

Stilul Profesional al Email-ului

Destinatarul e-mailurilor dumneavoastră – pe lângă obiectivele și experiența sa– este esențial pentru stilul pe care îl abordați și pentru eficiență. Deoarece nu vorbiți față în față cu acesta, este important să stabiliți modul în care veți scrie e-mailul, astfel încât posibilele controverse și ofense să fie evitate – formalitatea este întotdeauna cea mai potrivită opțiune.  

1

SUBIECTUL EMAILULUI

Este indicat să scrieți despre un singur subiect foarte bine cunoscut și doar atât, pentru a nu întâmpina neînțelegeri nedorite. Trebuie să evitați înșiruirile lungi, deoarece o interacțiune prea intensă poate împovăra comunicarea în sine. E-mail-urile nu sunt un mijloc prin care poate fi comunicată orice fel de știre – dialogul față în față este indicat în cazul în care trebuie împărtășite vești proaste. În cazul în care trimiteți pentru prima oară e-mail unei persoane, trebuie să relatați pe scurt detaliile întâlnirii, astfel încât acestea să fie ținute minte.
“Mi-a făcut plăcere să vă cunosc la evenimentul de socializare de aseară.”

Prezentarea generală a email-ului

Subiectele e-mail-urilor rezumă de fapt conținutul mesajului și pentru a-i permite cititorului să îl înțeleagă corect, trebuie să fiți atenți la folosirea în exces a cuvintelor, de exemplu, nu mai puțin de 3, nu mai mult de 8. Este recomandată în mod special includerea unui titlu semnificativ în linia subiectului, împreună cu o scurtă prezentare a ceea ce va conține e-mailul (exemplu : [RE] Răspuns [FW] Mesaj redirecționat [FYI] Pentru informarea dumneavoastră).

În plus, trebuie să includeți elemente semnificative despre ceea ce conține de fapt e-mailul.

Exemple pozitive

Planul de Comunicare SLIDE: Vă rog să îl verificați până la ora 16.
Este necesară dezvoltarea Raportului de Dezvoltare până vineri.
Comanda dumneavoastră de cărți - livrare 2 decembrie.

Exemple ”așa nu”

Important!
Pentru examinarea dumneavoastră
Întrebări despre întâlnirea din ultima miercuri, la Bruxelles

2

FORMULA DE SALUT/ÎNCHEIERE/MULȚUMIRI

Trebuie inclusă o formulă de salut/adresare portivită– indiferent de lungimea e-mail-ului – care să fie însoțită de nume, ori de câte ori este nevoie. Să nu uitați că nu trebuie să începeți cu corpul e-mailului și să includeți întotdeauna o semnătură la fiecare final – o adresare formală este mereu cea mai bună opțiune, precum:

Stimate profesor Brown, Bună ziua doamnă White   

3

CORDIALITATE

Merită întotdeauna să fiți cordial în cazul în care nu cunoașteți persoana căreia îi trimiteți e-mail-ul, așa că utilizați:

Pentru cei interesați, Dragi membrii ai Comitetului Director, Bună ziua tuturor,

Felul în care încheiați un e-mail – punând întotdeauna numele dumneavoastră și al organizației – este esențial să lăsați destinatarul să își dea seama cine a scris e-mail-ul.

Mary Smiths
Asociat principal
Compania IDS  

4

Cc: and Bcc: (‘carbon copy’ și ‘blind carbon copy’)

Cc este foarte practic și necesar în situațiile de lucru, având în vedere faptul că mesajul este trimis mai multor oameni, inclusiv destinatarului original, cât și altora, aceștia din urmă putând să vadă toate e-mail-urile implicate.

În cazul în care nu doriți ca adresele altora să fie vizibile, Bcc este la îndemână, desi nu este întotdeauna sigur că sunt ascunse de ceilalți contactele dumneavoastră – într-adevăr, opțiunea “răspunde tuturor” poate răspunde oricui din mesajul original. 

5

APELUL DE ACȚIUNE

Aduceți-vă aminte întotdeauna faptul că un e-mail are un scop, chiar dacă nu puteți aștepta ca destinatarul dumneavoastră să vă înțeleagă intenția, mai ales când există inconsecvențe sau elemente lipsă.
În cazul în care sunt implicate mai multe persoane, trebuie afișată o listă clară de nume (și responsabilitățile acestor persoane) astfel încât să primiți un răspuns adecvat din partea lor.

Exemple bune

“Monica: poți da mai departe chestionarul către toată echipa până miercuri după-amiază, te rog?”

“Aș aprecia evaluarea dumneavoastră în legătură cu schița agendei. Dacă aveți modificări, vă rog să le trimiteți până mâine, marți, ora 10.”


Exemple rele

“Poți avea grijă de asta?”
“Spune-mi ce părere ai.” 

6

STILUL FONTURILOR

Nu sunt recomandate fonturile colorate sau prea multe cuvinte îngroșate sau înclinate, nici literele mari – ar putea fi considerate țipătoare. Evitați de asemenea utilizarea emoticoanelor, deoarece nu le scrieți prietenilor noștri.

Nu uitați să puneți spațiu între cuvinte și paragrafe: trebuie folosite caractere îngroșate atunci când ceva foarte important trebuie înțeles, de exemplu titlul. În orice caz, nu trebuie să scrieți tot textul nostru cu caractere mari sau îngroșate, din același motiv menționat mai sus. 

7

ATAȘAMENTE ȘI LINK-URI

Anexele trebuie incluse și denumite în mod corespunzător, pentru că nu doriți să pierdeți timpul și munca nimănui.

Link-urile trebuie introduse în text pentru a fi evitată distragerea inutilă.

Exemplu bun

Puteți găsi toate informațiile despre proiectele IHF în secțiunea dedicată.

Exemplu rău

“Puteți găsi toate informațiile în pregătirea raportului”: http://www.ihfeurope.eu/

8

REVIZUIRE

Verificați toate e-mail-urile, contactele, gramatica și orice lucru care ar putea preveni înțelegerea greșită a mesajului – ar fi bine să îl citiți cu voce tare, astfel încât să puteți preveni eventualele neînțelegeri.

Sfaturi suplimentare

pentru scrierea de email-uri mai eficiente

01.

Focus

Atunci când grăbiți lucrurile nu ajungeți nicăieri, așa că trebuie să fiți concentrați de la început până în momentul în care trimiteți e-mail-ul.

02.

Claritate

Claritatea gândurilor aduce claritate în acțiuni, așa că trebuie să întocmiți un plan, să creați liste și să subliniați în ordine logică ce aveți de gând să scrieți.

03.

Verificarea regulată

Nu trebuie să uitați ce vreți să trimiteți, altfel, ar însemna că nu a avut nicio importanță încă de la bun început; așa că, trebuie să căutați potențialele răspunsuri și să răspundeți cât puteți de repede. Toate acestea sunt simplificate prin intermediul utilizării telefoanelor inteligente, astfel încât să puteți verifica orice în timp real.

Proiect realizat cu sprijinul financiar al Comisiei Europene, în cadrul Programului Erasmus+
Conținutul prezentului material reprezintă responsabilitatea exclusivă a autorului, iar Agenția Națională și Comisia Europeană nu sunt responsabile pentru modul în care conținutul informației va fi folosit.

 This is an OPEN EDUCATIONAL RESOURCE created by SLIDE team within SLIDE Project. You are free to use, adapt, reproduce and share the work as long as you do not use it commercially and indicate the creator (SLIDE Project Team 2018-1-RO01-KA201-049382). More info HERE.